STYREINSTRUKS FOR NORSK IRSKSETTERKLUBB
HENSIKT
Det er nedtegnet retningslinjer for styrearbeidet i Norsk irsksetterklubb for å sikre at styremedlemmer er samstemt med hensyn til styrearbeidets form, innhold og gjennomføring. Instruksen skal også bidra til en felles forståelse av de ulike roller i styret.
STYRET
Styret består i henhold til NISKs vedtatte lover av leder, fem styremedlemmer og to vararepresentanter som alle velges av representantskapet. I tillegg til de valgte medlemmene er en sekretær tilknyttet styret.
STYRETS OPPGAVER
Styret har ansvar for å:
- lede klubbens virksomhet, drift og aktiviteter etter klubbens lover trukket opp av representantskapet og i samarbeid med distriktsavdelingene og distriktsrepresentantene
- avholde representantskapet
- drive klubben i samsvar med formålsparagrafen
- utarbeide årsberetning og regnskap som fremmes representantskapet for behandling
- behandle saker av vidtgående karakter og avgjør hvilke saker som skal delegeres utvalg eller komiteer for særlig saker eller saksområder
- legge frem forslag til budsjett og handlingsplan for representantskapet
- legge frem forslag, saker eller lovendringer for representantskapet n som medlemmer eller styret ønsker fremmet
- velge sekretær og kasserer innen - eller utenfor styret. Utnevne komiteer, redaktører og representanter for klubben ved behov
- utarbeide retningslinjer for aktivitetsstaber, komiteer, redaktører, avlsrådets og klubbens økonomiforvalter/sekretær.
STRUKTUR PÅ STYREARBEIDET
Det skal settes opp en årsplan for styrearbeidet, som vedtas på første styremøte etter ordinært representantskapsmøte for perioden 1/6 – 31/5 påfølgende år. Årsplanen skal inneholde minimum følgende møter:
- faste styremøter etter behov, ca. hver 6.uke
- Fysisk styremøte
- Representantskapsmøte
STYREMØTER
Styret sammenkalles i henhold til årsplan, når fungerende leder bestemmer eller når to av styremedlemmene krever det. Det skal føres referat over styremøtene.
Styremøtene skal struktureres etter følgende mal med innlagte faste poster:
- Gjennomgang av forrige referat
- Godkjenning av innkalling og beslutningsdyktighet
- Rapportering om løpende saker
- Behandling av innmeldte saker/post
- Eventuelt
Beslutningsdyktighet
Styret er beslutningsdyktig når leder eller nestleder og minst tre andre styremedlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet får leder, eller i dennes fravær, nestleder en ekstra stemme.
Innkallelse til styremøte
Innkalling til styremøter gjøres i samarbeid mellom leder og sekretær. Sakslisten utarbeides av leder og sekretær og sendes ut til styremedlemmer før møtet. Alle styremedlemmer og varamedlemmer skal ha samme informasjon til samme tid.
Styrebehandling/møteform
Styremøter gjennomføres i hovedsak som digitale møter, men det skal gjennomføres minst et årlig fysisk styremøte.
Styresakene skal om mulig behandles i møte. Unntaksvis kan styrets leder bestemme at enkeltsaker kan behandles skriftlig eller på annen betryggende måte. Saker som ikke behandles i møter skal formaliseres og protokollføres ved første ordinære styremøte.
Deltagelse på styremøte
Alle styremedlemmer og varamedlemmer gis anledning til å møte. De faste styremedlemmene har stemmerett. Varamedlemmene har ikke stemmerett med unntak for de tilfeller de går inn for noen av de faste styremedlemmene.
Revisor og regnskapsfører kan innkalles til møter i styret under behandling av årsregnskapet. Styret står for øvrig fritt til å innkalle andre som har betydning for sakens behandling.
Informasjon fra styremøtene
Styret skal jobbe så åpent som mulig og holde klubbens tillitsvalgte og medlemmer løpende orientert om styrets arbeid. Informasjonsoppgaven i styresaker ligger hos leder.
Leder skal fortløpende sørge for at avdelinger og medlemmer informeres om styrevedtak av betydning eller interesse for disse.
Taushetsplikt gjelder når fornuft eller styrevedtak tilsier det. Ved tvil skal styrets leder kontaktes.
Styret kan vedta avvikende informasjonsprosedyre i enkeltsaker.
Styremedlemmenes rettigheter og plikter.
Alle styremedlemmer har møterett og skal gis anledning til å møte.
Alle styremedlemmer kan be om at saker kommer til behandling, at det foretas undersøkelser og at gis redegjørelse om enkeltsaker.
Alle styremedlemmer har samme rettigheter og plikter og skal ha klubbens beste for øyet.
Styremedlemmer verken skal eller kan representere noen interessegruppe, men møter som individuelle personer.
Styremedlemmer har plikt til å legge frem all informasjon som har betydning for styrets behandling av saken, herunder sin egen vurdering.
Har et styremedlem eller en av dennes nærstående en ”fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse” i en sak, har vedkommende plikt til å erklære seg inhabil. Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen av, eller avgjørelse i, saker hvor vedkommende er inhabil.
Referat
Referatet føres av sekretær eller den styret utpeker. Referatet skal angi tid, sted, deltagere, om styret er beslutningsdyktig.
Klare konklusjoner og de viktigste bakenforliggende argumentene bør komme tydelig fram i referatet.
Styremedlemmer som er uenige i et vedtak, må stemme mot. Referatet skal angi hvor mange som stemte for og mot beslutningen. Styremedlem som er uenig i beslutningen, kan be om å få sitt syn ført inn i referatet. Avvikende oppfatninger bør begrunnes.
Referatet skal være mottaker i hende så snart som mulig etter at møtet er avholdt. De skal straks gå gjennom referatet og melde eventuelle endringer de ønsker til styreleder eller referent, som samordner endelig referat. Ved det påfølgende styremøte skal så referatet formelt godkjennes. Referatene skal publiseres.
