Møtende : Jørn Presterudstuen Hege Rosenlund Cato Aasland Kjell Arne Odlolien Eldri Kjørren Karl Ole Jørgensen Kennet Mossige Rita Haadem Inger – Karin Røsseland Ina Killingrød Greve Forfall : Kristine Møst Randi Halvorsen I henhold til lover for NISK 3.6 § 15 er styret med denne sammensetningen beslutningsdyktig. Sak 22 – 2010 Protokoll fra forrige styremøte Vedtak : enstemmig godkjent Sak 23 – 2010 Rutinehåndbok Det mangler rutiner for veldig mange av oppgavene i NISK. Det er et ønske om å lage blant annet arbeidsbeskrivelse for de ulike rollene i styret, rutiner for regnskapsrapporteringer/ budsjettarbeid og rutiner for oppmerksomhet til klubbens medlemmer Vedtak : Hege og Ina utformer en arbeids og rutinehåndbok for NISK. Sak 24 – 2010 Jubileumsbok Det forrige styret påbegynte arbeidet med en 90 års jubileumsbok. Styret har ikke fått oversendt noe materiale fra det arbeidet som er gjort og har derfor vanskelig for å vurdere hvor mye arbeid som gjenstår for å sluttføre et slikt prosjekt. Det er uansett en oppfatning i styret om at det er lite hensiktsmessig å sluttføre en 90 års jubileumsbok og det er enighet om å heller starte arbeidet frem mot en jubileumsbok til klubbens 100 års jubileum. Vedtak : Det legges frem et forslag for GF om å avslutte arbeidet med 90 års boka, og arbeidet med 100 års boka påbegynnes. Jørn tar kontakt med tidligere bidragsytere og samler inn stoff. Sak 25 – 2010 Valpebok Det har pågått et arbeid med en valpebok i lang tid uten at dette er sluttført. Styret har vurdert behovet og ønsker å redusere dette et valpehefte som kan legges som en pdf fil på nett. Et slik nettbasert hefte kan skrives ut og sendes til de av våre medlemmer som ikke har tilgang til Internett. Vedtak : Styret starter arbeidet med å utforme et valpehefte som kan legges som en pdf – fil på web. Endringen legges frem for GF 2011. Sak 26 – 2010 Årbøker 2008, 2009 og 2010 Årbøkene for 2008 og 2009 er ikke ferdigstilt. Årbok for 2010 er ikke påbegynt. Mye av informasjonen i årbøkene er i stor grad samsvarende med årsberetningene og det meste av informasjonen er i dag lett tilgjengelig på nett. Det viser seg også at interessen for årbøkene er synkende og at NISK sitter igjen med svært mange av de tidligere trykte årbøkene. Vedtak : Styret mener at årbøkene slik de tidligere har vært utgitt er overflødige og mener at klubbens årsberetning tjener dette formålet. Forslag utarbeides og legges frem for GF 2011. Sak 27 – 2010 Valgkomitè Etter EOGF valgte som kjent to representanter (medlem+varamedlem) å trekke seg fra valgkomiteen. Styret fikk en henvendelse fra valgkomiteens leder med et forslag om at de tomme plassene burde fylles opp. Styret hadde et ønske om å gjøre dette fordi vi mener klubben er tjent med en bredt sammensatt valgkomité og uttrykte et ønske om at det ble valgt et medlem fra sør-vest Norge og et medlem fra Nord-Norge. Det har imidlertid kommet innvendinger mot at valgkomiteen komplementeres siden det i NISKs lover kun står nevnt under saker for GF. Styret er imidlertid av den oppfatning at vi må kunne gjøre dette hvis det er et ønske om det. Av hensyn til eventuelt nye medlemmer ønsker ikke styret å være involvert i en utvelgelse Vedtak: Jørn sender en henvendelse til avdelinger og DK om hvordan de ser for seg dette, og om de ønsker at valgkomitèn utvides med to medlemmer. Sak 28 – 2010 Søk på hund Det er nå etablert en ny løsning for ”søk på hund” og vi er foreløpig godt fornøyd med denne løsningen. Det har også kommet positive tilbakemeldinger fra medlemmer på løsningen. Vi har mottatt kontrakt fra leverandøren av løsningen og styret vil undertegne et 1-års kontrakt for løsningen. Styret vil fortløpende evaluere løsningen og ha en tett dialog med leverandøren for videre utvikling av løsningen etter våre behov. Vedtak : Søk på hund fra BITS opprettholdes og det undertegnes en 1-års kontrakt med 3 måneders oppsigelse, da vi anser at dette er det beste tilbud på markedet i dag. Vi holder en fortløpende kontakt med BITS om evt endringer vi ønsker. Sak 29 – 2010 Valg DK Finmark Etter at DK Finnmark trakk seg i høst ble det utlyst valg av ny DK og to kandidater ble meldt inn til styret innen fristen som ble satt. Valget ble gjennomført ved at det ble sendt en undertegnet og stemplet stemmeseddel til alle registrerte medlemmer i Finnmark. Styret mente dette burde være tilstrekkelig for et slikt valg. Det har imidlertid vist seg at noen har hatt et ønske om å sabotere dette valget og det er avdekket at en stor andel av stemmesedlene er forfalsket gjennom å fargekopiere disse. Styret har ikke funnet det hensiktsmessig å gjøre nærmere undersøkelser for å finne ut hvem som står bak dette til tross for at det er en åpenbar sabotasje av klubbens tillitsvalgte, jf. NISKs lover 2.5 §8 b, og i tillegg misbruk av klubbens ressurser. Vedtak: Jørn tar kontakt med de to kandidatene for å informere om hva som har skjedd. Det vurderes videre hvordan man skal forholde seg til denne situasjonen. Sak 30 – 2010 Årets hunder Det er et ønske om å evaluere kriteriene for kåring av årets hunder. Vedtak: Eldri går igjennom kriteriene for årets hunder og sender et forslag til styret om eventuelle endringer som i så fall må fremmes på GF 2011. Sak 31 – 2010 Utstilling og endringer av utstillingsregler Fra 1.1.2011 endres utstillingsreglene (se www.nkk.no). Raseutvalget (RU) ble på et møte den 26.5.10 enige om at en hund må oppnå ”Very good” på utstilling for å kunne bli NJCH. Beste premiering på utstilling er fra 01.01.2011 er ”Excellent”. NKK er orientert fra RU om at raseklubbene i FKF ønsker likt regelverk for JCH. Styret i NISK har for øvrig sett flere eksempler på det som styret anser som en uønsket bedømmelse av vår rase. Showhunder settes i stor grad over den rasetypen NISK mener skal fremmes for et funksjonelt eksteriør. Vedtak: NISK vil følge med på konsekvensene av nye premiegrader på utstilling og evaluere dette fortløpende. Det er ikke ønskelig at endringen skal føre til at man senker kravet til eksteriør for å bli NJCH. Eldri følger opp med brev til dommere ang viktigheten av å bedømme IS som en jakthund. Sak 32 – 2010 – Utavl IRHS Det har kommet inn en søknad for utavl av IRHS. En tilsvarende søknad ble fremmet for NISK i 2007 og ble den gang godkjent. Prosjektet ble imidlertid utsatt. Med bakgrunn i dette hadde styret og avlsrådet en positiv tilnærming til et slikt prosjekt. Det har imidlertid vist seg at et slikt prosjekt er kontroversielt og styret har ønsket en grundig prosess. Det er fortsatt behov for gjennomgang og vurdering av dette prosjektet før styre og avlsråd kan godkjenne dette. Dette er en vanskelig sak som må vurderes nøye Vedtak: Avlsrådet vil sluttføre en grundig prosess før man tar en avgjørelse i denne saken Sak 33-2010 Indeksbasert avl Det må gjennomføres en gjennomgang og evaluering av NISKs bruk av indeksbasert avl. Det brukes i dag midler i dette og det er usikkert hva vi har fått ut av dette og hvordan det eventuelt kan utnyttes i klubbens avlsarbeid i tiden fremover. Det er også et behov for å kartlegge statusen på det eksisterende samarbeidet rundt bruken av indekser med de andre raseklubbene. Vedtak : mer informasjon om hvilken avtaler vi har gått inn på innhentes og taes opp igjen på neste styremøte Sak 34 – 2010 HD Styret har fokus på den negative utvikling av HD hos både egen rase og andre raser i FKF og tar denne utviklingen på alvor. Avlsrådet har i løpet av høsten tilskrevet avlsrådene i de andre raseklubbene og vil følge opp dette videre. Raseutvalget (RU) har også diskutert dette og det anmodes om at de ulike avlsrådene oppretter en arbeidsgruppe for å jobbe videre med denne problemstillingen. Vedtak: NISK vil bidra i arbeidet med problemstillingen rundt HD i samarbeid med de andre raseklubbene i FKF. NISK mener det er behov for en gjennomgang og evaluering av dagens HD regime. Sak 35 – 2010 Avls- og elitehunder Styret får mange henvendelser knyttet til avls- og elitehunder og det er åpenbart at det er vanskelig å skille mellom de forskjellige kriteriene, Styret mener det er behov for en gjennomgang og evaluering av kravene og bruken av avls – og elitehunder. Vedtak: Avlsrådet går igjennom kravet for avls – og elitehunder og legger frem et forsalg til styret. Ved ønske om endringer fremmes dette for GF. Sak 36 – 2010 Forespørsel om IS samling Dovre Det har kommet inn et forslag om å arrangere en IS samling i Folldal/Dovre sommeren 2011 og styret er forespurt om å ta på seg det overordnede ansvaret for denne. Vedtak: Styret er positive til forslaget om en slik sommersamling, men anser at dette er en oppgave som tilhører avdelingene. HS mener det blir feil å ta ansvar for en enkelt samling, som vil kunne konkurrere med andre arrangementer som avholdes i klubbens avdelinger. Styret mener imidlertid at det kan være en god ide at klubben arrangerer en felles samling for rasen på sommertid, men dette må i så fall forankres på GF Sak 37 – 2010 Innavlssaken Avlsrådet og styret vil i samarbeid jobbe videre med innavlssaken frem mot GF for å kunne legge frem et forslag for GF med en plan for fremdrift, godkjenning av tiltak og for å få avsatt kostnader til dette arbeidet. Vedtak: Det utarbeides et forslag for fremdrift som legges frem for GF basert på dokumentasjon fra fagpersoner og erfaringer fra andre raser. Sak 38 – 2010 Trippelprøven / Derby NISK skal arrangere Trippelprøven / Derby 2011 Hjerkinn Fjellstue er bestilt som hovedkvarter. Jørn vil være prøveleder. Ellen Bakke Doublog er forespurt om å ta rollen som prøvesekretær og har takket ja til dette. Det vil også utpekes to dommeransvarlige til støtte for Ellen. Det er ønskelig at alle styremedlemmer stiller opp og hjelper til med gjennomføringen. Sak 39 – 2010 Deltakelse på messer Den gjeldende handlingsplanen sier at NISK skal profileres for å rekruttere nye valpekjøpere og klubbmedlemmer. Styret finner det hensiktsmessig å delta ved aktuelle messer hvor vi kan treffe vår målgruppe. NISK ønsker derfor å delta på Villmarksmessen i Lillestrøm og Jakt – og fiskedagene på Elverum. Vedtak: Styret ønsker å videreføre representasjon ved Villmarksmessen og Jakt - og fiskedagene. Hege henvender seg til avdeling 1 og avdeling 3 for å forespørre om de kan representere NISK ved de aktuelle arrangementene. Sak 40 – 2010 Revidering av NISKs lover Styret har startet et arbeid med en gjennomgang av klubbens lover og vil legge frem forslag til endringer på GF 2011. Dette arbeidet må tilpasses de pågående prosessene i FKF og NKK – jf sak 46 2010. Vedtak : Hege og Jørn går igjennom NISKs lover og legger frem et forslag til styret som forbereder forslag til endringer for GF. Sak 41 – 2010 Arrangere fysisk styremøte avdelinger / styret Styret har et ønske om å styrke kontakten med klubbens avdelinger og distrikter. Med bakgrunn i dette har styret ønsket å arrangere et fysisk møte med avdelinger, DK´er og styret. Det knytter seg imidlertid relativt store kostnader til et slikt møte og forslaget om at det etableres et slik møte legges frem for GF. Styret vil imidlertid legge vekt på en god kommunikasjon med alle klubbens tillitsvalgte og medlemmer og vil fortløpende sende ut informasjon på e-post og ved bruk av hjemmesiden. Vedtak: Styret vil fortløpende jobbe for en god kommunikasjon med klubbens tillitsvalgte. Forslag forberedes for GF 2011 Sak 42 – 2010 Websiden Websiden er moden for en oppdatering, og nåværende leverandør er forspurt om enkle oppdateringer. Disse iverksettes umiddelbart. Tidligere weberdaktør avløses av en webkoordinator med støtte fra flere informasjonsmedarbeidere i ulike deler av landet. Vedtak: Det er innhentet et tilbud fra leverandøren av hjemmesiden om en endring av hjemmesidens struktur for å gjøre den mer brukervennlig. På lengre sikt vil styret arbeide for å vurdere om det er behov for en større endring av klubbens hjemmeside – forslag legges eventuelt frem for GF. Sak 43 – 2010 Budsjett Det er utarbeidet et forslag til budsjett som ble lagt frem for styremøtet. Det er behov for avklaringer på flere budsjettposter og justeringer i budsjettet før det sluttføres. Etter endringen av tidspunktet for GF vil det ha gått en stor del av året før styrets budsjett legges frem. Det anses derfor som hensiktsmessig å sende ut budsjettforslaget til høring hos avdelinger og DK´er så snart det er klart. Vedtak: Budsjett for 2011 sluttføres så snart som mulig og sendes ut på høring hos avdelinger og DK`er før det legges frem for GF i henhold til NISKs lover. Sak 44 – 2010 Ajour Styret er gjort kjent med at regnskapsføring i klubben er mer ressurskrevende enn nødvendig fordi det brukes ulike modeller for å føre regnskap i flere avdelinger. Styret vil fra 2011 be alle avdelinger om å ta i bruk regnskapssystemet AJOUR slik at det skal bli lettere å implementere avdelings regnskap i hovedregnskap. Vedtak: AJOUR innføres som regnskapssystem for alle avdelinger fra 2011. Cato følger opp dette med avdelingene og vil i tillegg legge til rette for brukerstøtte. Sak 45 – 2010 Kassereres oppgaver Styret har sett et behov for å omstrukturere arbeidsfordelingen blant styrets medlemmer og det vil utarbeides arbeidsbeskrivelser for de enkelte roller. Så langt er det lite oppgaver som tilligger klubbens forretningsfører. Det anses derfor som hensiktsmessig at ansvaret for alle økonomiske forhold overføres til forretningsfører. Vedtak: Ansvaret for klubbens økonomi overføres fra sekretær til forretningsfører fra 1.1.2011. Klubbens postadresse er fortsatt den samme, men relevant post vil bli oversendt forretningsfører. Andre endringer i styret utarbeides og legges frem for GF. Sak 46 -2010 Endring av organisasjons form FKF / NKK Lovkomiteen i FKF jobber med nye vedtekter for FKF og har redegjort for dette arbeidet blant annet i Fuglehunden 5/2010. Lovkomiteens forslag vil sendes ut på høring i januar 2011. Styret i FKF skal etter dette behandle forslaget og foreta innstilling før saken avgjøres på FKF RS i juni 2011. Før den tid må NISK ta stilling til hvilken modell vi ønsker å gå for og forankre dette på egen GF. Lovkomiteens orientering sendes ut til alle avdelinger og DK´er med en oppfordring om å gjennomgå og ta stilling til organisasjonsmodell. Styret må også jobbe med hva som defineres som vårt suverene raseansvar og forberede en innstilling til GF basert på dette arbeidet og tilbakemeldinger fra egen organisasjon. Vedtak: Styret utarbeider en innstilling til GF basert på arbeidet til FKFs Lovkomité og prosessen i egen organisasjon. Styremøte ble avsluttet 05. des kl. 14.00 Neste styremøte : Januar 2011